Hướng dẫn cách ghi biên bản cuộc họp hiệu quả

Tìm hiểu trước các thông tin về cuộc họp

Việc tìm hiểu trước các thông tin về cuộc họp, giúp bạn nắm bắt được các thông tin thiết yếu như:

• Nội dung cuộc họp
• Thành phần cuộc họp
• Ý nghĩa của cuộc họp
• Một số vấn đề cần giải quyết trong cuộc họp

Việc nắm bắt thông tin trong cuộc họp rất quan trọng, vì chỉ có hiểu được nội dung cuộc họp thì bạn mới biết mình cần phải ghi chép những thông tin và chi tiết gì?.

Hãy cố gắng tìm hiểu một vài thuật ngữ chuyên ngành liên quan đến nội dung cuộc họp,  nếu đã hiểu và thâu tóm được tất cả vấn đề trong cuộc họp thì việc ghi chép của bạn cũng trở nên dễ dàng hơn.

Chuẩn bị sẵn một mẫu biên bản họp

Thông thường thì các biên bản họp đều có một from giống nhau, vậy tại sao bạn lại không chuẩn bị một mẫu biên bản cuộc họp có sẵn, để khi vào trong cuộc họp bạn chỉ cần ghi những nội dung thông cần thiết tương ứng với mẫu. Việc làm này không những khoa học mà còn thể hiện bạn là một trợ lý chuyên nghiệp.

Một from biên bản cuộc họp thường chứa những nội dung chính sau:

• Tên cơ quan;
• Dạng cuộc họp (họp tuần, họp tháng hay họp cuối năm);
• Ngày, giờ và địa điểm họp;
• Ai là người trụ trì cuộc họp;
• Thành phần tham dự cuộc họp;
• Sĩ số cuộc họp: (danh sách thành phần những người có mặt và thành phần vắng mặt có lý do hay không có lý do);
• Hiệu quả công việc: (kết quả công việc đã thực hiện từ trước đến bây giờ tiến độ ra sao?. Hoàn thành hay chưa hoàn thành)
• Những khó khăn cần giải quyết
• Các ý kiến kiến nghị hoặc đóng góp trong cuộc họp;
• Các công việc ưu tiên làm trước;
• Biện pháp đề xuất để giải quyết khó khăn;
• Chữ ký: (chữ ký của thư ký và chủ tọa)

Ghi chép bằng những gạch đầu dòng

Một cuộc họp có thể diễn ra 2 đến 3 tiếng đồng hồ, bạn có  thể đảm bảo rằng trong 3 tiếng đó bạn ghi chép được tất cả những thông tin không? việc ghi chép biên bản cuộc họp cũng nói lên bạn có phải là trợ lý thông minh không đó.

Hãy ghi chép có khoa học, ngắn gọn những vẫn đầy đủ thông tin, bằng cách thâu tóm các ý bằng những gạch đầu dòng khác nhau

Với cách làm này sẽ giúp bạn dễ hình dung ra các ý nhỏ và biết được trong cuộc họp đó có bao nhiêu vấn đề được trao đổi.

Hi vọng, với những chia sẻ giúp bạn có cách viết biên bản cuộc họp hiệu quả và khoa học hơn. Chúc các bạn thành công.