Công việc hằng ngày của một trợ lý giám đốc là phối hợp thực hiện các hoạt động PR, sắp xếp lịch làm việc, hỗ trợ giám đốc trong việc gặp đối tác; thực hiện nhiệm vụ do tổng giám đốc giao…

Người trợ lý không đơn thuần chỉ trực tiếp giúp việc cho giám đốc, xem xét, đánh giá tình hình mà còn đóng góp ý kiến để giám đốc tham khảo trước khi quyết định. Trong một số trường hợp, trợ lý giám đốc là người giải quyết một số công việc do giám đốc ủy quyền.

Bí quyết để trở thành trợ lý giám đốc chuyên nghiệp

Để trở thành một trợ lý giám đốc chuyên nghiệp bạn cần nắm trong tay những bí quyết sau đây:

Chăm chút cho vẻ bề ngoài

Bạn đừng nghĩ việc làm trợ lý giám đốc không cần đến ngoại hình nhá, tinh ý một chút bạn sẽ thấy hầu hết những nữ trợ lý chuyên nghiệp thường có một ngoại hình rất khá, bởi người trợ lý đại diện cho hình ảnh của doanh nghiệp, vì thế yếu tố ngoại hình được yêu cầu là điều chính đáng.

Ngoại hình vừa mắt, không có nghĩa là bạn phải có một vóc dáng người mẫu, một gương mặt hoa khôi, chỉ cần bạn có chiều cao cân đối, cao trên 1m60, ăn mặc lịch thiệp, trang nhã, đầu tóc gọn gàng, năng động và hoạt bát… Đồng thời, bạn cần phải có cái đầu nhanh nhạy và có kiến thức chuyên môn.

Khả năng làm việc độc lập cao

Những tình huống như thay mặt giám đốc để giao dịch hay thương thảo với đối tác là việc hết sức bình thường. Vì vậy, đòi hỏi người trợ lý phải có khả năng làm việc độc lập cao. Trong đàm phán, người trợ lý giỏi còn phải vận dụng khả năng tính toán và khả năng suy đoán để giải quyết và thuyết phục khách hàng; bạn có thể dựa vào những buổi đàm phán với khách hàng thành công để đánh giá năng lực thật sự của một trợ lý giám đốc.

• Xem thêm: Mức lương trợ lý giám đốc hiện nay là bao nhiêu

Biết sử dụng thời gian hiệu quả

Giám đốc là người luôn bận rộn, do vậy, những công việc như chuẩn bị các cuộc họp (lên chương trình, soạn tài liệu, lập biên bản ...), chuẩn bị các chuyến đi công tác (lên hành trình, thu xếp các cuộc gặp, nơi ăn ở...) phải được người trợ lý giám đốc đảm nhiệm tốt. Vì vậy, một người trợ lý giám đốc giỏi sẽ biết sắp xếp thời gian khoa học và thuận tiện nhất cho giám đốc, tránh những tình huống trễ giờ hoặc trùng giờ.

Bảo mật thông tin- trung thành

Trợ lý giám đốc là người tiếp xúc với nhiều thông tin cơ mật của doanh nghiệp, nhiều công ty bị lộ thông tin là do chính trợ người trợ lý tiết lộ. Vì vậy, để trở thành một trợ lý giám đốc tốt và chuyên nghiệp thì mỗi trợ lý đều cần trang bị cho mình một phẩm chất trung thực, đáng tin cậy.

Khi trở thành giám đốc việc bạn làm sẽ khác với  những nhân viên khác đang  tim viec xay dung hay tìm việc bất kì ngành nghề nào khác. Tính chất công việc khác nhau dẫn đến tính chất trách nhiệm cũng vì thế mà lớn hơn. Giờ đây, công việc của bạn không chỉ ảnh hưởng tới bạn như khi đi làm part time thời sinh viên mà còn đang ảnh hưởng tói hàng trăm, nghìn công nhân khác. Bảo mật thông tin là một cách giúp bạn bảo vệ được cuộc sống của nhiều người

Ngoài ra, một trợ lý giám đốc giỏi cần trang bị đầy đủ cho mình kiến thức chuyên môn và khả năng ngoại ngữ tốt. Đây la những yếu tố cần thiết để hình thành nên một trợ lý giám đốc giỏi.

Hi vọng, với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn trở thành một trợ lý giám đốc giỏi và có mức lương trợ lý giám đốc cao. Chúc các bạn thành công.